Memahami Penggunaan dan Arti CC dan BCC dalam Email

Email seperti yang kita kenal sekarang berakar pada kerangka kuno dan hampir tidak berubah selama bertahun-tahun. Beberapa istilah terkait email yang masih digunakan hingga saat ini dipinjam dari masa ketika komunikasi masih dilakukan menggunakan kertas. Saya yakin Anda telah memperhatikan kolom CC dan BCC pada saat menulis email. Pernahkah Anda bertanya-tanya apa arti dari kolom CC dan BCC?

Apa arti CC dan BCC dalam email?

Bidang CC dalam email adalah singkatan dari Carbon Copy , sedangkan BCC adalah singkatan dari Blind Carbon Copy. Jika istilah ini tidak masuk akal dengan email, jangan khawatir. Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan konteksnya, mengapa Anda memerlukan CC dan BCC di email, dan kapan menggunakan kolom ini. Dulu ketika sebagian besar komunikasi dilakukan di atas kertas. Jika Anda harus membuat salinan fisik, Anda harus menyisipkan sesuatu yang disebut kertas karbon di antara dua lembar kertas. 

Apapun yang Anda tulis atau ketik pada lembar kertas paling atas akan tercetak melalui kertas karbon ke lembar kertas kancing. Lembaran bawah kertas kemudian juga akan dikenal sebagai salinan karbon dari aslinya. Ketika komunikasi perlahan-lahan berubah dari kertas ke email selama bertahun-tahun, ada kebutuhan untuk mengirim “copy karbon” dari email kepada seseorang. Begitulah lahirnya bidang CC ini.

Apa yang CC Lakukan?

CC adalah singkatan carbon copy yang memungkinkan seseorang selain penerima utama menerima salinan email. Saat meng-CC email ke seseorang, penerima di bidang HRD dan bidang CC dapat melihat alamat email satu sama lain. Bidang CC di email memungkinkan terus memantau penerima tambahan. 

Misalnya, Anda mengirim email ke calon klien berisi penawaran proyek. Anda ingin mengirim salinan email Anda ke manajer Anda, sehingga mereka selalu mendapat informasi terbaru. Dalam hal ini, Anda akan memasukkan alamat email calon klien di kolom To dan alamat email manajer Anda di kolom CC ini.

Apa yang dilakukan BCC?

BCC adalah singkatan Blind Carbon Copy. Sama seperti cara kerja CC, BCC mengirimkan salinan email tersebut kepada seseorang. Namun, tidak seperti CC, ada perbedaan dalam cara kerja BCC. Calon klien dapat melihat bahwa manajer Anda telah disertakan dalam email. Untuk menghindari hal ini, yaitu jika ingin merahasiakan penerima salinan, Anda perlu menggunakan kolom BCC. Alamat email yang telah disebutkan di kolom BCC tersembunyi, sehingga penerima di kolom Kepada dan CC ini tidak melihatnya.

Kapan Sebaiknya Anda Menggunakan CC di Email?

- Dengan CC Anda dapat memilih penerima utama dan memasukkan email lain di bidang CC untuk memasukkannya ke dalam percakapan. 

- Jika Anda ingin semua penerima melihat siapa lagi yang telah menerima email tersebut.

- Ketika bermanfaat bagi semua orang untuk mengetahui siapa lagi yang diberi informasi.

- Dalam lingkungan profesional di mana transparansi adalah kuncinya, dan tidak ada masalah jika penerima saling mengenal satu sama lain.

Kapan Sebaiknya Anda Menggunakan BCC di Email?

Bidang BCC ini memiliki banyak kasus penggunaan. Karena alamat email yang disebutkan di bidang BCC tetap bersifat pribadi dan tersembunyi, berikut beberapa contoh di mana Anda dapat menggunakan BCC untuk keuntungan Anda sendiri. Ketika Anda harus mengirim email ke banyak penerima, tanpa adanya saling berbagi alamat email kepada semua orang. Misalnya, seorang guru sekolah perlu mengirim email kepada semua orang tua di kelasnya, namun tidak ingin membuat semua alamat email bersifat publik. 

Dalam hal ini, dia dapat memasukkan alamat emailnya sendiri di kolom TO dan semua alamat email orang tua di kolom BCC. Saat Anda ingin terus memberi tahu seseorang tanpa memberi tahu penerima aslinya. Misalnya, Anda ingin mengirim email ke seseorang dari akun email utama Anda dan juga ingin menyimpan salinan email di akun email sekunder Anda tanpa membagikannya dengan penerima asli ini.

Apa masalah penggunaan CC di Email?

Bidang CC ini juga akan memungkinkan Anda mengirim salinan email ke penerima pilihan Anda. Dalam kebanyakan kasus, bidang CC digunakan agar seseorang selalu mengetahui informasi terbaru, atau untuk berbagi email yang sama dengan mereka. Sayangnya, tindakan ini membuat salinan literal dari email yang sama di kotak masuk penerima. Bayangkan keadaan kotak masuk manajer Anda jika Anda CC dia ke setiap email keluar yang Anda kirim. Ini adalah cara cepat untuk mengacaukan kotak masuk Anda.

Tidak hanya itu, email yang di-CC juga memakan ruang penyimpanan yang tidak perlu di akun email. Jika email Anda memiliki lampiran, salinan lampiran tersebut dibuat dan dikirimkan ke setiap penerima yang disebutkan di kolom TO dan CC. Bayangkan saja berapa banyak ruang penyimpanan yang telah terbuang dengan cara yang satu ini. Terakhir, jika Anda menggunakan layanan email yang mengenakan biaya per email yang dikirim , Anda membuang-buang kredit untuk setiap penerima yang disebutkan di bidang CC. 

Demikian ulasan tentang Memahami Penggunaan dan Arti CC dan BCC dalam Email, untuk informasi selengkapnya klik disini, terimakasih.