TV [13] Menyiapkan Tim Virtual

Fase awal pengembangan tim virtual sangat penting untuk kesuksesannya. Sama seperti yayasan yang mendefinisikan kekuatan bangunan, langkah-langkah yang terlibat dalam pembentukan tim virtual sangat membantu dalam keberhasilan fungsinya di tahap selanjutnya. Dua pertanyaan dasar memberikan kerangka pada fase ini - 'untuk siapa keberadaan tim' dan 'bagaimana tim mencapai tujuannya'. Artikel ini bertujuan untuk mengevaluasi hal ini secara lebih rinci dan memberikan wawasan praktis kepada para pemimpin tim yang telah diberi tugas untuk membentuk tim virtual.

Jadi kita mulai dengan mencari jawaban pertama untuk pertanyaan 'untuk siapa keberadaan tim'. Ini melibatkan pembuatan identitas unik untuk tim yang dapat dihubungkan dengan semua anggota tim.

• Beri nama untuk tim - Dianjurkan untuk memberikan label formal yang dengan jelas menggambarkan fungsi tim. Ini memberi wajah kepada orang-orang baik di dalam maupun di luar tim. Anda bahkan dapat menyingkat nama pendek untuk keperluan percakapan internal untuk memberikan perasaan yang lebih informal.

• Jelaskan tujuan tim - Meskipun ada alasan organisasi yang telah ditentukan sebelumnya untuk pembuatan tim virtual. Tetapi penting juga untuk menyatakan kembali alasan ini dalam bentuk yang lebih nyata kepada anggota tim. Ini harus secara eksplisit disampaikan kepada setiap anggota tim sehingga mereka semua berada pada halaman yang sama dan sama-sama termotivasi dan berkomitmen untuk tujuan ini.

• Menyusun direktori tim - Untuk menjangkau rekan kerja lainnya, seseorang perlu mengetahui detail kontak mereka. Oleh karena itu, Anda harus membuat katalog dengan informasi tentang lokasi setiap anggota tim, zona waktu, dan detail kontak media komunikasi yang akan mereka gunakan, misalnya email, nomor telepon, pesan instan atau ID Skype, dan lain-lain. Ini harus dibagikan dengan semua anggota.

Fase kedua melibatkan menjawab pertanyaan tentang 'bagaimana tim mencapai tujuannya'. Ini melibatkan perencanaan tindakan untuk menyelaraskan tim tentang bagaimana memenuhi tugas yang diberikan secara efektif. Sebuah rencana tindakan yang didefinisikan dengan baik dan dipahami membuat tim bergerak membimbing mereka ke arah yang benar.

• Susun alur proses dengan saling ketergantungan tugas - Uraikan pernyataan visi dan misi menjadi tujuan yang nyata dan selanjutnya menjadi tugas-tugas sederhana dengan area hasil utama yang mudah diukur. Cara terbaik adalah menggunakan diagram alir untuk menjelaskan hal ini bersama dengan mewakili saling ketergantungan di dalamnya. Ini memberikan gambaran yang jelas tentang bagaimana mencapai tujuan.

• Penjadualan - Selalu lebih mudah bagi kebanyakan dari kita untuk melacak kinerja kita terhadap waktu. Perkiraan kasar jangka waktu untuk setiap tugas harus diberikan.

• Peran yang jelas dan akuntabilitas - Yang terbaik adalah menyusun matriks tanggung jawab yang menunjukkan anggota mana yang akan terlibat dalam setiap tugas. Ini akan menghindari ambiguitas dan membantu menghindari keterlibatan yang tidak perlu dari mereka yang tidak diperlukan. Agar berhasil menyelesaikan setiap tugas, satu anggota harus bertanggung jawab. Ini mempromosikan kepemimpinan bersama dan meringankan beban manajemen.

• Struktur pelaporan tim - Meskipun tim virtual menyukai struktur yang lebih datar tetapi untuk tujuan kelancaran alur kerja, penting untuk menguraikan tugas dan kepemimpinan proses baik secara vertikal maupun horizontal. Ini akan memberi tahu orang-orang yang harus mereka hubungi pada saat dibutuhkan.

• Kembangkan rencana media yang efektif - Karena jarak fisik adalah karakteristik dasar dari tim virtual, sangat disarankan untuk mengembangkan rencana media yang menjelaskan frekuensi interaksi, jenis media yang akan digunakan dan kerangka waktu yang nyaman (perbedaan zona waktu) .

Setelah kedua tahap selesai, yang terbaik adalah meluncurkan tim virtual dengan pertemuan pembuka atau pengantar. Semua anggota tim harus dilibatkan dan penggunaan media waktu nyata paling cocok untuk tujuan ini. Semua dokumen seperti direktori tim, alur proses, saling ketergantungan tugas, rencana media, dan lain-lain harus tersedia untuk semua anggota.

Pertemuan ini harus melibatkan pengenalan singkat dari setiap anggota dan latar belakang mereka, pemecah kebekuan atau sesi membangun tim, menjelaskan konteks tim dalam organisasi dan menetapkan aturan dasar dengan bantuan dokumen di atas.

Sebelum menutup pertemuan awal, lakukan peninjauan cepat terhadap ekspektasi, pastikan bahwa semua anggota dapat mengakses portal web proyek dan memenuhi persyaratan keamanan TI, jika ada, dan mengatur jadwal tentatif untuk pertemuan berikutnya.

***
Solo, Kamis, 14 Januari 2021. 8:17 pm
'salam sukses penuh cinta'
Suko Waspodo