4 Cara Meningkatkan Manajemen Waktu Anda

Fokus pada penyaringan di ujung depan, tetap berada di dalam satu sistem, memprioritaskan ulang secara teratur, dan menjadi strategis dengan manajer dan waktu pembuat Anda.

Rabu, 8 Desember 2021 | 10:00 WIB
0
132
4 Cara Meningkatkan Manajemen Waktu Anda
ilustr: General Extend

Tidak ada lagi peretasan manajemen waktu. Sebaliknya, terapkan empat praktik terbaik ini.

Setiap orang memiliki keterampilan dan kemampuan yang berbeda, tetapi setiap orang mendapatkan jumlah jam yang sama persis dalam sehari. Itu sebabnya waktu dijuluki "penyeimbang utama." Jadi, jika Anda benar-benar ingin maju, berfokus pada praktik terbaik manajemen waktu akan menghabiskan waktu berjam-jam dengan baik.

Ada banyak "peretasan" manajemen waktu. Tetapi saya tidak tertarik pada sistem tertentu—setiap orang itu unik dan membutuhkan sesuatu yang berbeda. Sebaliknya, yang ditawarkan di bawah ini adalah interpretasi saya tentang apa yang disarankan oleh penelitian ilmu sosial sebagai empat praktik terbaik universal yang menyeluruh dalam manajemen waktu.

Sebelum menguraikan keempat praktik tersebut, penting untuk terlebih dahulu memahami tujuan akhir dari manajemen waktu. Bukti meta-analitik (berdasarkan studi agregat studi) menunjukkan bahwa dampak manajemen waktu pada kinerja paling lemah. Jadi mengapa melakukannya? Karena manajemen waktu sangat terkait dengan sejumlah indikator kesejahteraan seperti stres, kepuasan kerja, dan keseimbangan kehidupan kerja. Manajemen waktu dapat membantu kita tetap produktif tanpa ketegangan yang tidak perlu.

Penyaringan Diutamakan

Ironisnya, hal terpenting yang harus Anda lakukan sehubungan dengan manajemen waktu tidak ada hubungannya dengan pengelolaan waktu Anda. Tidak peduli seberapa menakjubkan sistem manajemen waktu Anda atau seberapa disiplin Anda, jika Anda membiarkan terlalu banyak hal di bagian depan, Anda tidak akan pernah punya cukup waktu untuk menyelesaikan semuanya di bagian belakang. Itulah mengapa hal terpenting yang dapat Anda lakukan adalah menyaring apa yang tidak akan Anda masukkan ke daftar tugas atau kalender Anda.

  • Tanyakan Untuk Detail. Jangan pernah berkomitmen pada tugas, proyek, atau kemitraan secara langsung. Berapa banyak waktu yang dibutuhkan? Apakah ada tanggal akhir atau pengiriman yang pasti atau apakah ini cobaan yang sedang berlangsung? Memikirkan pertanyaan-pertanyaan ini akan memastikan bahwa ini adalah investasi waktu Anda yang berharga.
  • Katakan Tidak. Evaluasi apakah inisiatif sejalan dengan tujuan Anda. Jika Anda tidak yakin, buat item kalender untuk kemudian hari untuk dievaluasi kembali. Jika tugas atau peristiwa itu melibatkan orang lain, jujurlah; tidak ada yang salah dengan seorang profesional "tidak, terima kasih." Itu lebih baik daripada hubungan yang memburuk.
  • Ketersediaan. Bersikaplah transparan dengan orang lain tentang berapa banyak waktu yang Anda miliki dan berapa banyak waktu yang Anda bersedia untuk berkomitmen. Juga, cobalah untuk mengungkap apakah Anda selaras dengan kecepatan kerja. Apakah Anda memiliki rasa urgensi yang sama? Seberapa sering Anda perlu check-in?

Tetap di Dalam Sistem

Sebagian besar saran manajemen waktu berkisar pada memiliki sistem khusus. Ingatlah bahwa bukan sistem yang membantu, tetapi kebiasaan yang diperkuat oleh sistem.

  • Jangan Biarkan Apa Pun Jatuh Melalui Retak. Memiliki sistem tugas dan item kalender baik-baik saja, tetapi itu tidak cukup. Apa pun dan segala sesuatu yang masuk ke dalam pikiran Anda—ide, catatan, umpan balik, dan lain-lain — harus masuk ke dalam satu sistem. Barang-barang lain-lain ini cenderung acak dan berantakan. Luangkan waktu untuk menerjemahkan dan mengaturnya sehingga dapat dimasukkan ke dalam daftar tugas dan jadwal Anda.
  • Rekonsiliasi yang Dijadwalkan secara Teratur. Setelah Anda memiliki sistem, langkah selanjutnya adalah secara teratur merekonsiliasi semua yang ada di sistem Anda. Kebanyakan orang melakukan ini setiap hari, tetapi juga berguna untuk melakukan ini setiap minggu, setiap bulan, dan setiap tahun untuk memastikan Anda memprioritaskan ulang berdasarkan bagaimana hal-hal telah berkembang. Ketika Anda melakukannya, pastikan untuk meneliti semuanya. Segarkan tugas agar lebih relevan, dan jangan terlalu memaksakan tugas ke tanggal berikutnya.

Prioritaskan Pertama, Tindakan Kedua

Kita cukup baik dalam memasukkan sesuatu ke dalam sistem kita, tetapi kita sangat buruk dalam memprioritaskan apa yang ada dalam sistem. Meskipun banyak skema prioritas di luar sana, mungkin yang paling abadi adalah kerangka urgensi-pentingnya. Ini mengarah ke empat skenario yang mungkin.

  • Tidak Mendesak-Tidak Penting. Jangan lakukan itu. Lebih baik untuk menghapus sesuatu dari daftar tugas Anda dan memotong sesuatu yang penting daripada menyelesaikan tugas yang tidak penting.
  • Mendesak-Tidak Penting. Cobalah untuk tidak melakukannya. Delegasikan kepada orang lain atau dorong kembali mereka yang mencoba membuat Anda melakukannya. Ingatlah bahwa meskipun mungkin tidak penting bagi Anda, itu mungkin penting bagi mereka, jadi melangkahlah dengan ringan.
  • Mendesak-Penting. Lakukan sekarang. Kuncinya adalah memastikan bahwa itu memang penting.
  • Tidak Mendesak-Penting. Luangkan waktu untuk melakukannya. Lebih sering daripada tidak, ini adalah tugas berpikir mendalam yang tidak pernah bisa kita temukan waktu untuk mengatasinya. Menariknya, ini juga merupakan tugas-tugas yang mungkin merupakan kepentingan terbaik jangka panjang kita. Jadwalkan waktu untuk mewujudkannya.

Bersikaplah Strategis Tentang Menjadi Manajer atau Pembuat

Salah satu cara untuk memastikan bahwa Anda menggunakan waktu Anda dengan bijaksana adalah dengan memperhatikan perbedaan antara menjadi manajer dan pembuat.

  • Manajer. Ketika Anda berada dalam mode manajer: (a) Anda berbicara, memecahkan masalah, dan berpikir cepat, (b) Anda paling produktif ketika mengalokasikan waktu dalam satuan 5 hingga 15 menit, (c) kondisi kesadaran ideal Anda adalah perhatian. (luas, perhatian saat ini), dan (d) biaya menghadiri rapat rendah.
  • Pembuat. Ketika Anda berada dalam mode pembuat: (a) Anda sendirian, berkreasi, dan berpikir perlahan, (b) Anda paling produktif ketika mengalokasikan waktu dalam satuan 2 hingga 4 jam, (c) kondisi kesadaran ideal Anda adalah flow (perhatian sempit saat ini), dan (d) biaya menghadiri rapat tinggi.
  • Tidak Tersedia. Saat mengukir waktu untuk bertindak sebagai pembuat, ada beberapa mekanisme untuk membuat diri Anda tidak tersedia. Asisten di luar kantor, mematikan teks dan peringatan Slack, memasang tanda di pintu tertutup, dan lain-lain. Berpikir secara strategis, bereksperimen, dan berkomunikasi dengan kolega (atau keluarga) untuk menjelaskan mengapa Anda tidak ingin terganggu.
  • Hati-hati dengan Alat Penjadwalan Online. Saat merencanakan waktu untuk berada dalam mode manajer, bersikaplah strategis dalam mengatur rapat. Jika waktu adalah uang, menjadwalkan pertemuan adalah negosiasi, dan tujuannya adalah untuk menang. Alih-alih memberikan jadwal Anda melalui Calendly, MixMax, atau sejenisnya, beri tahu orang lain kapan Anda ingin bertemu. Ini akan memastikan bahwa Anda mengatur waktu dan energi Anda dengan cara yang memungkinkan Anda menjadi lebih produktif.

Ingatlah bahwa mencoba sistem yang berbeda boleh saja, tetapi kuncinya adalah mengembangkan kebiasaan baik yang memungkinkan Anda untuk tetap menjadi yang teratas dalam jangka panjang. Fokus pada penyaringan di ujung depan, tetap berada di dalam satu sistem, memprioritaskan ulang secara teratur, dan menjadi strategis dengan manajer dan waktu pembuat Anda.

***
Solo, Rabu, 8 Desember 2021. 9:25 am
'salam sehat penuh cinta'
Suko Waspodo
suka idea
antologi puisi suko