PMS [30] Perlunya Kebijakan Organisasi yang Efektif tentang Media Sosial dan Perangkat Pribadi

Perlunya Kebijakan Media Sosial dan Smartphone yang Efektif

Saat ini, ketika penggunaan media sosial dan kepemilikan smartphone merajalela dan telah merembes ke semua orang yang sedang online, penting bagi organisasi dan manajer SDM (Sumber Daya Manusia) untuk membuat kebijakan yang efektif yang mengatur penggunaan media sosial dan perangkat smartphone pribadi di tempat kerja.

Memang, fakta bahwa karyawan pada umumnya di organisasi mana pun, besar atau kecil, membawa smartphone sendiri untuk bekerja dan menjelajah melalui media sosial selama jam kerja berarti bahwa kebijakan organisasi yang mengatur penggunaan dan penjelajahan selama jam kerja tidak hanya harus efektif pada saat menggambarkan pekerjaan resmi dan pribadi tetapi juga masuk akal karena mereka tidak dapat mengesampingkan penggunaan perangkat pribadi apa pun.

Seimbangkan Kebutuhan Organisasi dan Karyawan

Inilah alasan mengapa banyak organisasi dan fungsi SDM mencoba menyeimbangkan kebutuhan untuk mencegah karyawan membuang-buang waktu mereka di tempat kerja dan keniscayaan karyawan menemukan cara dan sarana untuk menjelajahi media sosial dan menggunakan perangkat pribadi mereka di tempat kerja.

Artinya, organisasi tidak bisa begitu saja melarang karyawan membawa perangkat pribadi atau menjelajahi media sosial dan pada saat yang sama, mereka juga tidak boleh membiarkan karyawan menggunakan sumber daya organisasi seperti Wi-Fi dan akses internet resmi untuk menghabiskan waktu di media sosial.

Memang, ini benar-benar dilema bagi organisasi kontemporer dan manajer SDM saat mereka menavigasi ladang ranjau ini di mana posisi ekstrem apa pun kemungkinan besar akan menghadapi penolakan dan demoralisasi tenaga kerja.

Perangkat Mandat Organisasi

Jadi, apa yang dilakukan banyak manajer SDM adalah mereka sering mengizinkan karyawan membawa perangkat mereka sendiri untuk bekerja dan memastikan bahwa perangkat tersebut tidak menimbulkan ancaman keamanan bagi organisasi.

Untuk menjelaskan, membawa perangkat pribadi berarti bahwa karyawan "mengekspos" jaringan organisasi kepada pihak eksternal di dunia maya yang memang dapat mengeksploitasi kerentanan di jaringan dan meretasnya. Lebih lanjut, menjelajahi media sosial selama jam kerja menggunakan internet organisasi atau jaringan seluler pribadi mereka juga dapat membuka jaringan organisasi untuk peretas dan elemen lain yang tidak diinginkan.

Inilah alasan mengapa banyak organisasi menyediakan smartphone yang disetujui oleh staf sistem dan disertifikasi sebagai ponsel yang aman bagi karyawan. Harapannya dengan mengkooptasi para karyawan ke dalam dunia maya organisasi, mereka dapat berperilaku secara bertanggung jawab. Selain itu, perangkat yang disediakan organisasi sering kali diamankan menggunakan perangkat lunak anti-peretasan dan antivirus yang canggih dan karenanya, dianggap cenderung tidak rentan terhadap peretasan.

Memang, ini mirip dengan kebijakan pada 1990-an dan 2000-an (sebelum munculnya smartphone) di mana organisasi mulai menyediakan laptop kepada karyawan untuk memastikan bahwa aktivitas di lokasi mereka, serta bekerja dari penjelajahan rumah, dipantau dan diatur.

Bawa Perangkat Anda Sendiri dan Pantau, Lacak, serta Atur Penggunaan

Perlu diingat bahwa organisasi atau perusahaan mana pun tidak mengizinkan karyawan mereka mengakses fasilitas apa pun kecuali akses tersebut dapat dilacak dan dipantau serta diatur dan sebagai tambahan, menegakkan aturan dan menghukum pelanggaran.

Hal yang sama berlaku untuk laptop yang disediakan perusahaan dan di masa sekarang, banyak organisasi dan manajer SDM berpandangan bahwa kebijakan tersebut juga dapat disesuaikan dengan penggunaan smartphone.

Selain smartphone yang disediakan perusahaan, banyak organisasi memiliki kebijakan BYOD atau Bawa Perangkat Anda Sendiri untuk bekerja di mana mereka memuat perangkat dengan perangkat lunak dan aplikasi yang disetujui perusahaan dan kemudian mengizinkan karyawan untuk menggunakan perangkat tersebut.

Jadi, seperti halnya tren bisnis apa pun, organisasi memang berkembang seiring waktu dan tantangan terbaru bagi manajer SDM dan staf sistem adalah untuk memastikan bahwa penggunaan perangkat pribadi dan penelusuran media sosial dipantau dan diatur untuk menegaskan kontrol atas penggunaan tersebut.

Kehilangan Produktivitas dan Kontrol Manajerial

Selain itu, tantangan lain bagi manajer SDM adalah memastikan bahwa waktu organisasi yang berharga tidak terbuang percuma karena penggunaan media sosial yang berlebihan oleh karyawan yang dapat menyebabkan hilangnya produktivitas dan aktivitas yang membuang-buang waktu lainnya.

Memang, ini merupakan tantangan yang sangat nyata dan ketika internet pertama kali muncul, banyak organisasi yang enggan memberikan akses internet kepada para karyawannya karena kekhawatiran terkait keamanan dan produktivitas.

Dalam pengalaman kerja penulis, baru pada tahun 2000-an organisasi mulai menyediakan akses internet untuk semua karyawan yang sampai sekarang dibatasi untuk manajer senior dan manajer menengah.

Selain itu, staf sistem biasanya mengirim detail penelusuran ke manajer langsung untuk memberi tahu mereka berapa banyak waktu yang dihabiskan bawahan mereka di internet serta untuk memantau apakah aktivitas online semacam itu dapat menyebabkan risiko keamanan bagi organisasi.

Lebih lanjut, itu juga kasus bahwa sebagian besar situs web diblokir di firewall organisasi dan ada terminal khusus untuk memeriksa email dan situs semacam itu sehingga setiap "worm" atau "virus" dapat disaring dan diblokir sebelum mereka merusak jaringan organisasi.

Perlunya Pendekatan yang Efektif dan Masuk akal

Terakhir, seperti yang disebutkan dalam judul dan pendahuluan, kebijakan organisasi yang mengatur penggunaan smartphone dan media sosial harus efektif dan masuk akal sehingga semua pemangku kepentingan ikut serta menjadi pemain yang bertanggung jawab dalam ekosistem organisasi.

Dengan demikian, tindakan ekstrem seperti melarang aktivitas semacam itu atau mengizinkannya sepenuhnya dapat menyebabkan masalah dan karenanya, menemukan keseimbangan antara hiburan pribadi dan tanggung jawab resmi adalah kunci untuk menyusun kebijakan yang masuk akal dan efektif yang mengatur penggunaan media sosial dan Smartphone oleh karyawan selama jam kerja.

***
Solo, Senin, 28 September 2020. 9:01 pm
'salam sukses penuh cinta'
Suko Waspodo